E-SIGNATURE: Pengertian, Legalitas, dan Cara Membuat E-Signature yang Sah

Siapa yang pernah terpaksa nge-print dokumen, nyari pulpen, tanda tangan basah, lalu scan lagi dokumennya untuk dikirim ke kantor atau klien? Ribet banget, kan? Belum lagi kalau lagi liburan atau WFH, pasti prosesnya jadi makin lama.

Nah disinilah fungsi E-Signature alias tanda tangan elektronik jadi penyelamat. Kamu bisa tanda tangan dokumen dari mana saja, bahkan lewat HP, tanpa perlu print dan scan lagi. 

Di artikel ini, kita akan bahas: apa itu E-Signature, gimana cara kerjanya, apakah sah secara hukum, dan gimana cara bikin E-Signature sendiri. 

Apa itu E-Signature dan Kenapa Penting?

Singkatnya E-Signature atau tanda tangan elektronik (TTE) adalah “sidik jari digital” kamu.

Jadi, E-Signature (electronic signature) merupakan tanda tangan versi digital yang dilampirkan atau terhubung pada dokumen elektronik. Fungsinya cuma dua, tapi penting banget: Verifikasi dan Autentikasi. 

  • Verifikasi: Memastikan dokumen ini benar-benar disahkan oleh orang yang berhak 
  • Autentikasi: Memastikan dokumen ini asli dan belum diubah setelah ditandatangani. 

Umumnya, E-Signature dipakai untuk verifikasi identitas dan persetujuan seseorang terhadap dokumen elektronik. Misalnya untuk kontrak kerja, perjanjian bisnis, surat resmi, atau dokumen administrasi kantor.

Kenapa E-Signature Penting?

Selain simpel dan cepat, ada banyak alasan kenapa E-Signature mulai jadi pilihan utama:

  1. Hemat waktu – tidak perlu print, scan, atau kirim dokumen fisik.
  2. Lebih aman – data dilindungi sistem enkripsi.
  3. Legal di mata hukum – diakui oleh Kominfo & UU ITE.
  4. Ramah lingkungan – tanpa kertas, tanpa tinta.
  5. Fleksibel – bisa dari mana aja, kapan aja.

Legalitas E-Signature: Pakai E-Signature untuk tanda tangan kontrak, Aman Ngga Ya?

Ini bagian terpenting,  E-Signature itu SAH dan punya kekuatan hukum resmi dalam UU ITE Pasal 11 dan PP No. 71 Tahun 2019. 

Jadi, kalau kamu tanda tangan kontrak kerja, perjanjian sewa atau surat penting lainnya pakai E-Signature bersertifikat, maka status legalnya approved. 

Catatan Penting: Untuk mendapatkan kekuatan pembuktian yang paling tinggi di mata hukum, pastikan E-Signature kamu diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar resmi di Komdigi. Peruri Digital Security merupakan salah satunya, maka dari itu legalitasnya tidak perlu diragukan lagi!

E-Signature Bukan Cuma Gambar Tanda Tangan Biasa! Begini Cara Kerja E-Signature yang Aman

Ternyata masih banyak orang yang salah pengertian. E-Signature yang aman bukan cuma gambar tanda tangan kamu yang dicopy-paste ke dokumen. Itu gampang banget dipalsukan!

E-Signature yang asli bekerja seperti ini:

  1. Kenalan Dulu (Verifikasi Identitas): Sebelum bisa pakai  E-Signature kamu harus melewati proses verifikasi identitas yang ketat (KYC) ke PSrE. Hal ini untuk memastikan  E-Signature yang dimiliki hanya terikat pada identitas asli kamu.
  1. Kunci Rahasia (Sertifikat Digital): PSrE akan memberikan kamu Sertifikat Elektronik unik. Anggap saja ini adalah “kunci digital” yang cuman kamu yang punya. 
  1. Mengunci Dokumen (Enkripsi): Ketika kamu membubuhkan E-Signature ke dokumen (misalnya PDF) maka dokumen tersebut akan langsung dienkripsi. Kunci digital kamu yang tadi “mengunci” dokumen itu, lalu akan dicatat tanggal dan jam penandatangannya (timestamp).
  1. Bisa Dicek Keasliannya (Verifikasi): Penerima dokumen bisa dengan mudah mengecek status E-Signature. Jika ada satu huruf saja yang diubah pada dokumen setelah ditandatangani, maka sistem akan otomatis mendeteksi dan muncul “Tanda tangan ini tidak valid!”

Nah keren kan? Cara kerja inilah yang bikin E-Signature bersertifikat jauh lebih aman dibandingkan tanda tangan basah yang bisa dipalsukan dengan mudah. 

Cara Membuat E-Signature Sendiri

Sekarang ke bagian yang paling sering dicari: Gimana cara bikin E-Signature yang sah dan punya kekuatan hukum?

Untuk E-Signature yang legal dan aman, gunakan platform resmi dari PSrE seperti Sign It dari PDS. 

Digital Platform Sign It dari PT Peruri Digital Security
Digital Platform Sign It dari PT Peruri Digital Security

Langkah Cepat Membuat E-Signature Bersertifikat di Sign It: 

  1. Daftar Akun: Kunjungi website www.Sign-it.id lalu buat akun
  2. Verifikasi Diri (KYC): Ikuti langkah verifikasi identitas (dengan selfie) untuk memastikan keaslian diri kamu. Hal ini wajib agar E-Signature kamu legal. 
  3. Aktivasi Sertifikat: Setelah verifikasi approve, maka Sertifikat Elektronik kamu siap digunakan. 
  4. Tanda Tangan Dokumen: Upload file PDF ke Sign It, lalu  tentukan lokasi tanda tangan sesuai tempatnya.
  5. Dokumen Beres! Dokumen yang sudah kamu tandatangani sekarang sudah sah dan aman.

E-Signature Bukan Sekadar Tren, Tapi Kebutuhan Kerja Modern

E-Signature bukan cuma tren digital, tapi kebutuhan esensial yang wajib kita aplikasikan di dunia kerja yang modern. Dengan tanda tangan elektronik, proses administrasi jadi lebih cepat, aman, dan efisien. 

Jangan lupa, pastikan kamu menggunakan layanan E-Signature yang resmi dan tersertifikasi, agar dokumenmu memiliki kekuatan hukum. 

Kalau kamu ingin tahu lebih jauh tentang cara kerja dan penerapan E-Signature yang aman, kamu bisa kunjungi www.sign-it.id untuk melihat seperti apa solusi E-Signature yang dikembangkan oleh PDS.

Mulai langkah kecil menuju cara kerja digital yang lebih praktis dan terpercaya!